15.01.2025 Organizacja wydarzenia, niezależnie od jego skali, wymaga zadbania o wiele elementów, a jednym z nich jest catering.Jeżeli decydujesz się, że podczas Twojego wydarzenia, dla gości dostępne będą również posiłki, warto zwrócić uwagę zarówno na jakość potraw, sposób ich serwowania oraz dobór odpowiedniego typu posiłków do charakterystyki Twojego wydarzenia. Dobrze zaplanowany posiłek może podnieść standard eventu i wpłynąć na pozytywny odbiór uczestników, jednak to niestety złe posiłki bądź nieodpowiednia organizacja “wydawki” będzie zapadała w pamięć nawet częściej niż wyśmienite posiłki. Bez względu na to, czy organizujesz catering na imprezę firmową, konferencję, czy kameralne spotkanie, warto wiedzieć, jak go odpowiednio zaplanować i co wziąć pod uwagę.
Rodzaj wydarzenia a catering – dopasowanie do charakteru eventu
Pierwszym krokiem w planowaniu cateringu eventowego jest dopasowanie go do charakteru eventu. Inny rodzaj posiłków sprawdzi się podczas formalnej konferencji, a inny na luźnej imprezie firmowej w plenerze. Warto odpowiedzieć sobie na pytania:
- Czy wydarzenie ma oficjalny charakter? W takim przypadku idealnie sprawdzi się elegancka obsługa kelnerska i bufet z wykwintnymi potrawami.
- Czy event odbywa się na świeżym powietrzu? Catering w plenerze powinien uwzględniać łatwe do podania potrawy, które nie wymagają skomplikowanej obsługi, np. finger food lub grill.
- Czy uczestnicy będą mieli przerwę na posiłek, czy jedzenie będzie dostępne przez cały czas? Dla większej elastyczności warto rozważyć szwedzki stół, który pozwala uczestnikom na swobodne korzystanie z oferty kulinarnej.
Dobór formy cateringu do rodzaju wydarzenia nie tylko podnosi jego jakość, ale również zapewnia uczestnikom wygodę i może poprawić odbiór całego eventu.
Wybór menu – co serwować uczestnikom?
Menu to serce każdego cateringu, dlatego warto poświęcić mu szczególną uwagę. Przy jego wyborze należy kierować się nie tylko rodzajem wydarzenia, ale także profilem uczestników. Nie zapominaj o różnorodności – zadowoleni powinni być zarówno miłośnicy tradycyjnych smaków, jak i osoby preferujące lżejsze dania.
Co wziąć pod uwagę przy tworzeniu menu?
- Preferencje dietetyczne uczestników – uwzględnij opcje takie jak catering wegetariański, wegański czy bezglutenowy, aby każdy znalazł coś dla siebie. Warto zebrać informację o specyficznych dietach czy preferencja już na etapie potwierdzania obecności czy ankiety rejestracyjnej.
- Świeże jedzenie – postaw na jakość składników i unikaj potraw leżących godzinami. To gwarancja dobrego smaku i pozytywnych opinii uczestników.
- Rodzaj posiłków – zastanów się, czy lepiej sprawdzi się obiad z pełnym serwisem, czy szybkie przekąski. Te drugie świetnie sprawdzają się na krótszych spotkaniach czy podczas przerw networkingowych.
- Sezonowość i lokalność – wybór produktów sezonowych i lokalnych to trend, który podkreśla troskę o jakość i środowisko. Catering może również dopełnić koncepcję jaką prezentujesz swoim gościom, warto więc dobrać rodzaj potraw oraz ich sposób podania do motywu przewodniego, merytoryki, lokalizacji w jakiej się znajdujecie czy też, odwołać się do Gości i ich pochodzenia by poczuli się “jak w domu”
- Dostęp do napojów – zwróć uwagę nie tylko jakie napoje podajesz, ale też w jaki sposób. Przy obecnych trendach, duże dozowniki na napoje, szkło i porcelana sprawdzą się zdecydowanie lepiej niż jednorazowa zastawa.
Wielkość cateringu a liczba uczestników
Jednym z najważniejszych elementów planowania cateringu jest dostosowanie ilości jedzenia do liczby gości. Zbyt mała ilość może wpłynąć na niezadowolenie gości, natomiast nadmiar prowadzi do niepotrzebnych strat. Jak dobrze to zaplanować?
- Przyjmuje się, że na osobę powinno przypadać 6-8 przekąsek podczas krótkich eventów.
- Na całodniowe konferencje warto przewidzieć co najmniej dwa ciepłe posiłki i drobne przekąski w przerwach.
- Catering na imprezę firmową może obejmować zarówno ciepłe dania, jak i bufet z przekąskami, które pozwalają na swobodę podczas luźniejszych rozmów.
- W przypadku cateringu w plenerze warto zadbać o różnorodne opcje – od lekkich sałatek po sycące dania główne.
Zawsze warto współpracować z doświadczonymi profesjonalistami, którzy pomogą dokładnie oszacować ilość potrzebnych dań na podstawie liczby uczestników i charakteru wydarzenia.
Obsługa kelnerska
O jakości cateringu świadczy nie tylko samo jedzenie, ale także jego sposób podania. Dobra obsługa kelnerska to gwarancja, że goście poczują się wyjątkowo, a serwis będzie w pełni spełniał swoją rolę. Kelnerzy powinni być dobrze przygotowani, uprzejmi i dyskretni. Ich zadaniem jest nie tylko podawanie potraw, ale również dbanie o porządek w miejscu wydarzenia oraz pomoc gościom w wyborze dań. W przypadku szwedzkiego stołu personel powinien na bieżąco uzupełniać potrawy i dbać o ich odpowiednią temperaturę.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Podczas organizacji cateringu na event należy zadbać o szczegóły, które często decydują o ogólnym wrażeniu:
- Logistyka i układ przestrzeni – miejsce podania posiłków powinno być łatwo dostępne, a układ bufetów czy stołów powinien umożliwiać swobodny przepływ gości.
- Estetyka – dekoracje stołów, sposób prezentacji jedzenia i jakość zastawy mają znaczenie, szczególnie podczas bardziej formalnych wydarzeń. Ponadto, elementy cateringu takie jak opisy dań, nazwy potraw czy dekoracje mogą wprost nawiązywać do koncepcji całego wydarzenia. Nie ważne czy skupisz się na nazwie, brandingu czy motywie przewodnim, spójność całego wydarzenia na pewno pozostanie w pamięci uczestników
- Elastyczność w obsłudze – warto upewnić się, że obsługa potrafi szybko reagować na zmiany, np. w przypadku większej liczby gości niż zakładano.
Dobrze zaplanowany catering na event to element, który mocno wpływa na komfort i zadowolenie uczestników. Kierując się charakterem wydarzenia, preferencjami gości oraz ilością uczestników, można stworzyć ofertę kulinarną idealnie dopasowaną do ich potrzeb. Pamiętaj o odpowiednim doborze menu, jakości potraw i profesjonalnej obsłudze, aby Twój event był wspominany przez uczestników jako wyjątkowe doświadczenie. Bez względu na to, czy organizujesz catering na konferencję, imprezę firmową czy spotkanie w plenerze, zadbaj o każdy szczegół – dzięki temu Twój event zyska wyjątkowy smak i niezapomniany charakter. Jeśli potrzebujesz wsparcia w organizacji cateringu, skorzystaj z pomocy naszej agencji eventowej, która kompleksowo zajmie się zaplanowaniem i późniejszą realizacją oferty kulinarnej.
