31.05.2024
Kacper Stępień

Organizacja udanego wydarzenia wymaga wielu umiejętności i doświadczenia. Niezależnie od tego, czy planujesz konferencję, galę, imprezę branżową czy wyjazd integracyjny, zatrudnienie event managera stać się kluczem dla sukcesu Twojej imprezy. Kim jest event manager, jaka jest jego rola, i dlaczego warto skorzystać z jego pomocy przy organizacji swojego wydarzenia?

Kim jest event manager i jaka jest jego rola?

Event manager to profesjonalny pracownik odpowiedzialny za planowanie, organizację i realizację różnego rodzaju wydarzeń. Jego rola obejmuje zarządzanie wszystkimi aspektami wydarzenia, od koncepcji po realizację. Event manager musi być dobrze zorganizowany, kreatywny i zdolny do rozwiązywania problemów w szybki i efektywny sposób.

Główne zadania event managera:

  • Planowanie i koordynacja – Event manager pomaga stworzyć szczegółowy plan wydarzenia, który uwzględnia wszystkie aspekty organizacyjne, od wyboru lokalizacji, przez harmonogram działań, aspekty techniczne, aż po szczegóły logistyczne.
  • Doradztwo – Specjalista doradza na każdym etapie przygotowań, oferując swoje wiedzę pozyskaną przy wielu zrealizowanych eventach. Pomaga on w podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących formatu wydarzenia, wyboru usługodawców, dekoracji, sprzętu oraz wielu innych istotnych elementów, które mogą wpłynąć na sukces imprezy.
  • Zarządzanie budżetem – Kontrola wydatków jest jednym z najważniejszych zadań event managera. Monitoruje on budżet, negocjuje warunki z dostawcami i dba o to, aby nie przekroczyć ustalonego limitu. Jego doświadczenie pozwala na optymalizację kosztów bez obniżania jakości usług.
  • Logistyka – Organizacja transportu, zakwaterowania oraz innych potrzeb logistycznych to ważny element każdej większej imprezy. Event manager dba o to, aby wszystkie te aspekty były sprawnie zorganizowane i płynnie realizowane, co pozwoli uczestnikom skupić się na wydarzeniu, nie martwiąc się o szczegóły.
  • Koordynacja zespołu – Zarządzanie zespołem odpowiedzialnym za różne obszary wydarzenia, takie jak nagłośnienie, oświetlenie, rejestracja uczestników, bezpieczeństwo, catering czy kontakt z prelegentami. Event manager zapewnia, że każdy członek zespołu zna swoje zadania i wykonuje je zgodnie z planem.
  • Obsługa techniczna – Nadzór nad montażem i prawidłowym działaniem sprzętu audiowizualnego, systemów nagłośnieniowych i innych technologii jest niezbędny, aby zapewnić wysoką jakość wydarzenia. Event manager współpracuje z technikami, aby upewnić się, że wszystko działa bez zarzutu.
  • Rozwiązywanie problemów – Szybka reakcja na wszelkie nieprzewidziane sytuacje i kryzysy to jedna z najważniejszych umiejętności profesjonalnego event managera. Dzięki doświadczeniu i umiejętnościom radzenia sobie w trudnych sytuacjach, jest w stanie szybko znaleźć rozwiązania i minimalizować wpływ problemów na przebieg wydarzenia.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy event managera?

Skorzystanie z usług event managera niesie za sobą wiele korzyści. Oto kilka największych zalet.

Doświadczenie i unikanie kryzysowych sytuacji

Event manager posiada bogate doświadczenie w organizacji różnorodnych wydarzeń, co pozwala mu przewidywać i unikać potencjalnych problemów. Dzięki temu Twoje wydarzenie przebiegnie bez zakłóceń, a Ty będziesz mógł skupić się na innych ważnych aspektach.

Pomoc w realizacji określonych celów wydarzenia

Wydarzenie planowane jest zazwyczaj w konkretnym celu, niezależnie czy jest to gala wręczenia nagród, jubileusz, wyjazd integracyjny, konferencja naukowa, kongres czy udział w targach branżowych. Organizatorzy i uczestnicy chcą dzięki eventowi ułatwić sobie osiągnięcie zakładanego targetu. Dobrze jest więc mieć pod ręką specjalistę w tej dziedzinie, który nie tylko będzie potrafił zorganizować wszystkie założone przez Ciebie elementy wydarzenia, ale również przeanalizuje Twoje założenia oraz wskaże optymalne narzędzia event marketingu do ich osiągnięcia.

Niezależnie czy cel wydarzenia to: budowa marki, zwiększenie sprzedaży, integracja zespołu, zaprezentowanie nowego produktu, usługi czy celebracja urodzin firmy, Event Manager pomoże Ci stworzyć odpowiedni scenariusz, oprawę oraz dobierze idealną przestrzeń. Tak jak w przypadku budowy domu, naprawy samochodu czy stworzeniu strony internetowej, dobrze jest mieć kogoś kto pokieruje Twoimi działaniami w dziedzinie, w której nie działasz na co dzień.

Bieżąca wiedza o branży

Specjaliści, którzy na co dzień pracują w branży eventowej są na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami. Dzięki temu mogą zaproponować innowacyjne rozwiązania i nowoczesne technologie, które uczynią Twoje wydarzenie jeszcze bardziej atrakcyjnym dla uczestników. Mogą oni zaproponować interaktywne prezentacje z użyciem najnowszych narzędzi multimedialnych (np. transparentne ekrany LED), nowoczesne systemy rejestracji uczestników, efektowne oświetlenie, czy odpowiednie ustawienie wewnątrz sali, aby uzyskać jak najlepszy efekt.

Oszczędność pieniędzy

Choć zatrudnienie event managera wiąże się z pewnymi kosztami, w dłuższej perspektywie może przynieść to znaczne oszczędności. Profesjonalista zna rynek, potrafi negocjować korzystne warunki z podwykonawcami i unikać zbędnych wydatków, co pozwala zmieścić się w zaplanowanym budżecie. Znajomości w branży mogą pomóc w nawiązaniu współpracy, która będzie przede wszystkim sprawdzona, a unikanie problemów zamiast ich rozwiązywanie jest pierwszym krokiem do oszczędności pieniędzy.

Zarządzanie wieloma obszarami wydarzenia

Event manager zajmuje się koordynacją wszystkich najważniejszych aspektów wydarzenia, takich jak nagłośnienie, oświetlenie, rejestracja uczestników, catering i wiele innych. Dzięki temu masz pewność, że każdy element wydarzenia będzie dopięty na ostatni guzik. Precyzyjnie zaplanuje harmonogram dnia, dbając o płynne przechodzenie między poszczególnymi punktami programu w czasie jego realizacji.

Współpraca z event managerem

Organizacja wydarzenia, takiego jak konferencja czy impreza firmowa, to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko precyzyjnego planowania, ale również efektywnego zarządzania. Nie musisz zatrudniać event managera na pełen etat, jeśli organizujesz wydarzenia tylko raz lub dwa razy w roku. Nawet przy jednorazowych realizacjach warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów. Specjaliści z agencji eventowych mają nie tylko wiedzę i doświadczenie, ale także umiejętności, które pozwalają przewidywać i unikać potencjalnych problemów. Dzięki ich wsparciu, możesz skupić się na innych aspektach wydarzenia, mając pewność, że każdy detal jest dopięty na ostatni guzik. Ich znajomość rynku i najnowszych trendów zapewnia, że Twoje wydarzenie będzie nowoczesne i innowacyjne, a umiejętność negocjacji i zarządzania budżetem przyniesie oszczędności, które samemu ciężko osiągnąć. Dlatego, niezależnie od skali i rodzaju wydarzenia, pomoc specjalisty to inwestycja, która zwróci się w postaci sukcesu Twojego eventu i zadowolenia uczestników.