24.07.2024 Zorganizowanie wydarzenia lub imprezy firmowej to nie lada wyzwanie, a jednym z istotnych elementów planowania jest wybór odpowiedniego terminu. Idealnie dobrana data może znacznie wpłynąć na frekwencję, zaangażowanie uczestników oraz sukces całego wydarzenia. Przyjrzyjmy się, kiedy najlepiej zorganizować event firmowy, aby mogło wziąć w nim udział jak najwięcej osób oraz najlepiej spełniał on swój cel.
Kiedy najczęściej organizuje się imprezy firmowe?
Statystyki pokazują, że najwięcej imprez firmowych organizuje się w okresie jesienno-zimowym, zwłaszcza w listopadzie i grudniu. Według danych z askbriefly.com, aż 40% imprez firmowych odbywa się właśnie w tych miesiącach. Okres ten sprzyja organizacji spotkań świątecznych, wigilii firmowych oraz podsumowań rocznych. Wiosna, a szczególnie maj i czerwiec, to z kolei bardzo popularne miesiące na organizację wyjazdów firmowych i integracji pracowników, co wynika z korzystnych warunków pogodowych i przedwakacyjnego entuzjazmu.
Czy wybór terminu na wydarzenie firmowe ma znaczenie?
Wybór terminu na wydarzenie firmowe ma ogromne znaczenie. Nieodpowiednio dobrana data może wpłynąć na niską frekwencję, brak zaangażowania uczestników, a nawet niezadowolenie pracowników. Przy planowaniu warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników, takich jak:
- Sezonowość branży
- Okresy urlopowe (wakacje, ferie)
- Święta i dni wolne
- Równoległe wydarzenia i konferencje branżowe
Szczyt sezonu w branży
Organizowanie eventów firmowych w szczycie sezonu branżowego może nie być najlepszym pomysłem. Wiele zależy od specyfiki branży – dla przykładu, w handlu detalicznym grudzień to miesiąc intensywnej pracy związanej z okresem świątecznym, natomiast w branży turystycznej lato to czas wzmożonej działalności. Warto rozważyć organizację wydarzenia po zakończeniu sezonu, co może stanowić doskonałą okazję do nagrodzenia pracowników za ich ciężką pracę i podsumowania osiągnięć.
Dopasowanie motywu imprezy do pory roku
Dopasowanie motywu imprezy do pory roku może znacząco wpłynąć na jej odbiór i atrakcyjność. Zimowe eventy mogą być utrzymane w klimacie świątecznym z elementami bożonarodzeniowymi, natomiast letnie spotkania warto zorganizować na świeżym powietrzu, korzystając z możliwości, jakie daje ciepła pogoda. Jesienne i wiosenne imprezy mogą mieć tematyczne akcenty związane z aktualną porą roku i trendami, co dodatkowo podkreśli ich wyjątkowy charakter i da przestrzeń na wzmocnienie znaczenia firmy w życiu pracowników i partnerów biznesowych.
Lato – czas urlopów i nieobecności
Lato to okres, kiedy wielu pracowników korzysta z dłuższych urlopów, a to może znacznie utrudniać organizację wyjazdów firmowych. Warto unikać organizacji eventów w lipcu i sierpniu, kiedy to większość osób planuje wakacje. Lepiej jest skupić się na miesiącach przed lub po okresie urlopowym, takich jak kwiecień, maj czy październik, dzięki czemu można liczyć na większą frekwencję podczas wydarzenia.
Dodatkowe wskazówki przy wyborze terminu eventu firmowego
Warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych aspektów przy planowaniu eventu firmowego, które mogą być przydatne wyborze najlepszego terminu:
- Ankieta wśród pracowników – przeprowadzenie krótkiej ankiety, aby dowiedzieć się, jakie terminy odpowiadają większości pracowników.
- Konsultacje z kluczowymi działami – konsultacja z kierownikami działów, aby upewnić się, że wybrany termin nie koliduje z ważnymi projektami czy okresami wzmożonej pracy.
- Elastyczność w terminach – rozważenie alternatywnych opcji rezerwowych, aby w razie konieczności móc dostosować datę wydarzenia do nieprzewidzianych okoliczności.
- Włączenie zespołu w proces planowania – zaangażowanie pracowników w planowanie może zwiększyć ich pozytywne nastawienie do wydarzenia i pomóc wybrać najlepszy termin na imprezę firmową.
Wybór odpowiedniego terminu na organizację eventu firmowego nie należy do najłatwiejszych elementów organizacji tego wydarzenia, a jest kluczowy dla jego sukcesu. Warto uwzględnić sezonowość branży, okresy urlopowe, czy równoległe wydarzenia aby zapewnić wysoką frekwencję i zaangażowanie pracowników. Miesiące, które warto rozważyć na organizację imprez firmowych to maj, czerwiec, wrzesień i październik, kiedy to warunki pogodowe są sprzyjające, a okresy świąteczne nie kolidują z planowanymi wydarzeniami.
W przypadku dużych firm, nie możemy oczekiwać, że wybrany termin będzie pasował wszystkim pracownikom, co jest zupełnie normalnym zjawiskiem. Rekomendujemy jednak, aby dołożyć wszelkich starań już na etapie planowania, uwzględniając różnorodne harmonogramy i okoliczności. Priorytetem powinno być znalezienie daty, która pozwoli na uczestnictwo jak największej liczbie osób, co z pewnością przyczyni się do sukcesu wydarzenia.
