22.05.2024 Organizacja eventu to skomplikowany proces, w którym jedną z kluczowych decyzji jest wybór odpowiedniego miejsca. Lokalizacja eventu ma ogromne znaczenie nie tylko dla komfortu gości, ale także dla całokształtu wydarzenia. Oto kilka czynników, które powinieneś wziąć pod uwagę, aby dokonać najlepszego wyboru dla swojego eventu.
Dostępność i lokalizacja
Wybierając miejsce na event, zwróć uwagę na jego dostępność komunikacyjną. Idealne miejsce powinno mieć łatwy dojazd dla wszystkich uczestników, zarówno tych przyjeżdżających z różnych części kraju, jak i dla międzynarodowych gości. Sprawdź, czy w pobliżu są odpowiednie połączenia drogowe, czy można łatwo dojechać transportem publicznym oraz czy są dostępne miejsca parkingowe. Rozważ również odległość od lotnisk, dworców kolejowych czy głównych węzłów komunikacyjnych, co może być kluczowe dla uczestników podróżujących z daleka.
Nie zapominaj również o dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami. Obecnie powinno być to już standardem, jednakże nie wszystkie obiekty przystosowane są do wymogów i specjalnych potrzeb. Rozważ jakie ułatwienia mogą przydać się Twoim gościom i zapewnić im komfort jako uczestnikom Twojego wydarzenia.
Pojemność obiektu i jego układ
To, jaki obiekt wybierzemy, zależy od tego, czy będzie odpowiadał on liczbie zaplanowanych przez nas gości oraz rodzajowi eventu. Zgodnie z regulacjami unijnymi, każdy uczestnik w sali konferencyjnej ustawionej w układzie teatralnym powinien mieć zapewnione 2 metry kwadratowe przestrzeni. Takie rozwiązanie zapewnia uczestnikom większą swobodę ruchów oraz komfort. Miejsce zbyt małe będzie sprawiać wrażenie zatłoczonego, podczas gdy zbyt duża sala może źle wpłynąć na odbiór akustyki oraz sprawiać wrażenie pustej (co skojarzy się gościom z eventem o małym zainteresowaniu).
Na pojemność i układ sal warto zwrócić uwagę, również w zależności od rodzaju wydarzenia, rangi zaproszonych gości oraz przede wszystkim atmosfery, jaką masz zamiar wykreować. Przy imprezie tanecznej, powinno Ci zależeć na stosunkowo niewielkiej przestrzeni na dance floor z możliwością mocnego zaciemnienia. Gości będą wtedy chętnie uczestniczyć w tańcu z uwagi na pozorną większą anonimowość. W przypadku natomiast gali i wręczaniu nagród, musisz zachować odpowiednio duże odległości między stolikami, by goście w strojach wieczorowych mieli swobodne i komfortowe dojście do sceny.
Ponadto, układ sal i innych pomieszczeń (strefa jedzenia, relaksu, warsztatów, rejestracja) powinien pasować do zaplanowanego rodzaju interakcji między uczestnikami, czy to konferencja, bankiet, czy impreza firmowa. Możesz rozważyć różne konfiguracje sal, które mogą pomóc w dopasowaniu do celu twojego eventu, takie jak ustawienie teatralne, klasowe, czy kabaretowe.
Udogodnienia i usługi podczas wydarzenia
Sprawdź, jakie udogodnienia oferują dane obiekty. Czy posiadają nowoczesne systemy audio-wideo, gdzie znajdziesz miejsce na powitanie gości i sprawdzanie obecności, czy jest możliwość korzystania z bezprzewodowego Internetu, pomieszczenia sanitarne, a także jakie są opcje cateringu. Niektóre miejsca oferują pełne pakiety usług, które mogą znacznie ułatwić organizację wydarzeń. Zwróć uwagę również na dostępność technicznego wsparcia na miejscu oraz możliwości personalizacji przestrzeni, co może być niezbędne do stworzenia odpowiedniej atmosfery i funkcjonalności. Może okazać się, że dany obiekt nie akceptuje wieszania dekoracji lub stosowania Twojego wymarzonego rodzaju oświetlenia laserowego.
Wnętrze i styl miejsca na event
Atmosfera miejsca ma kluczowe znaczenie dla odbioru całego wydarzenia przez uczestników. Wybór miejsca powinien odzwierciedlać charakter eventu oraz markę organizatora. Czy szukasz czegoś formalnego i eleganckiego, czy raczej czegoś luźnego i kreatywnego? Wybrany obiekt powinien współgrać z tematyką wydarzenia, zamierzonym przekazem eventu i grupą docelową wydarzenia. Zwróć uwagę na elementy dekoracyjne, oświetlenie i ogólną estetykę miejsca, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z Twoimi oczekiwaniami.
Koszty związane z obiektem
Budżet jest zawsze ważnym czynnikiem. Koszt wynajmu przestrzeni musi być zbalansowany w stosunku do oferowanych udogodnień i lokalizacji. Pamiętaj, że czasami warto zapłacić nieco więcej za miejsce, które idealnie wpisze się w potrzeby Twojego eventu i będzie mogło zapewnić lepsze doświadczenie dla uczestników oraz podnieść rangę i prestiż całego wydarzenia. Rozważ różne opcje cenowe i pakiety, które mogą obejmować dodatkowe usługi, takie jak catering, sprzęt AV, Internet czy dekoracje, które mogą okazać się korzystniejsze finansowo w późniejszej perspektywie.
Reputacja miejsca – zapytaj o opinię
Przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto sprawdzić opinie o lokalizacji i obiekcie, które możesz znaleźć online lub uzyskać od osób, które wcześniej korzystały z tego miejsca. Dobra reputacja jest często gwarantem profesjonalizmu i wysokiej jakości świadczonych usług. Zajrzyj na strony z recenzjami, poszukaj rekomendacji w mediach społecznościowych i przeprowadź rozmowy z poprzednimi organizatorami, aby uzyskać jak najpełniejszy obraz potencjalnej lokalizacji. Cenne mogą okazać się filmy, zdjęcia i opinie z eventów umieszczone w sieci przez firmy, ich zleceniobiorców oraz ich gości.
Wybór miejsca na event to złożona decyzja, która może mieć znaczący wpływ na sukces całego przedsięwzięcia. Kierując się naszymi wskazówkami, zwiększasz szanse na wybranie lokalizacji, która spełni oczekiwania zarówno organizatorów, jak i uczestników.
Masz w planach organizację wydarzenia w swoim mieście, jednak nie wiesz jak się do tego zabrać? Z przyjemnością pomożemy Ci znaleźć idealne miejsce, które spełni wszystkie Twoje oczekiwania i zapewni niezapomniane wrażenia z Twojego eventu. Zapraszamy do kontaktu!
