30.01.2025 Organizacja wydarzenia to wieloaspektowe zadanie, w którym bezpieczeństwo uczestników odgrywa istotną rolę. Niezależnie od skali eventu, należy spełnić szereg wymogów prawnych, technicznych i organizacyjnych, by zapewnić komfort i bezpieczeństwo wszystkim obecnym. Jak zadbać o te kwestie? Poznaj najważniejsze zasady organizacji bezpiecznego eventu.
Wymogi prawne – kiedy wydarzenie jest imprezą masową?
W Polsce organizację imprez masowych reguluje Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, która precyzyjnie określa, jakie wydarzenia podlegają szczególnym regulacjom. Za imprezę masową uznaje się wydarzenie, które:
- W przypadku pleneru gromadzi co najmniej 1000 osób,
- W obiektach zamkniętych (np. hala sportowa, sala koncertowa) – 300 osób,
- Nie odbywa się w obiektach przeznaczonych na tego rodzaju wydarzenia (np. restauracje, centra konferencyjne).
Jeśli Twój event spełnia kryteria imprezy masowej, musisz zadbać o:
- Zgłoszenie wydarzenia do urzędu gminy co najmniej 30 dni przed planowaną datą.
- Opracowanie planu zabezpieczenia, który obejmuje:
- Sposoby ewakuacji,
- Współpracę z policją, strażą pożarną i ratownikami medycznymi,
- Określenie liczby służb porządkowych.
- Zapewnienie ochrony w odpowiedniej liczbie – jej minimalne standardy zależą od liczby uczestników.
Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, dlatego warto dokładnie zapoznać się z regulacjami jeszcze przed rozpoczęciem organizacji wydarzenia.
Jakie wymogi bezpieczeństwa musi spełniać obiekt?
Wybór odpowiedniego miejsca to nie tylko kwestia estetyki i funkcjonalności, ale także bezpieczeństwa. Lokal, w którym organizujesz wydarzenie, musi spełniać szereg wymogów technicznych i organizacyjnych:
- Przepisy przeciwpożarowe (PPOŻ): Obiekt powinien być wyposażony w oznaczenia dróg ewakuacyjnych, gaśnice, hydranty wewnętrzne i inne urządzenia ochrony przeciwpożarowej. Drogi ewakuacyjne muszą być łatwo dostępne i nie mogą być zablokowane.
- Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami: Wymagane są podjazdy, windy oraz dostosowane toalety, które zapewniają komfort wszystkim uczestnikom.
- Odpowiednia pojemność i stan techniczny: Lokal musi być dopuszczony do użytku na taką liczbę osób, jaka planuje wziąć udział w evencie. Ważne jest także sprawdzenie, czy budynek ma aktualne odbiory techniczne i certyfikaty.
- Systemy wentylacyjne i klimatyzacyjne: W zamkniętych przestrzeniach należy zapewnić odpowiednią cyrkulację powietrza, co jest szczególnie istotne w trakcie długotrwałych wydarzeń.
Dobrze dobrany lokal to gwarancja komfortu i bezpieczeństwa uczestników.
Infrastruktura i oznaczenia – kluczowe elementy bezpieczeństwa
W każdym miejscu gdzie odbywa się event należy zadbać o odpowiednie oznaczenia i przygotowanie infrastruktury, które ułatwią uczestnikom poruszanie się oraz zapewnią ich bezpieczeństwo. Oto, co warto uwzględnić:
- Drogi ewakuacyjne i wyjścia awaryjne: Muszą być wyraźnie oznaczone, a ich dostępność nie może być ograniczona.
- Tablice informacyjne: Uczestnicy powinni łatwo znaleźć wskazówki dotyczące toalet, punktów medycznych, wyjść czy stref relaksu.
- Oświetlenie awaryjne: W przypadku przerwy w dostawie prądu niezbędne jest zapewnienie oświetlenia rezerwowego, które pozwoli na bezpieczną ewakuację.
- Systemy nagłośnieniowe: Powinny umożliwiać nadawanie komunikatów ostrzegawczych i informacji w nagłych sytuacjach.
W przypadku wydarzeń na dużą skalę, warto również przewidzieć specjalne strefy dla rodzin, dzieci czy osób starszych.
Ochrona uczestników – co warto zapewnić?
Bezpieczeństwo gości to priorytet każdej imprezy. Aby zadbać o ich komfort i dobre samopoczucie, należy zapewnić:
- Punkt medyczny lub opiekę ratowników medycznych: Wymóg ten jest szczególnie istotny w przypadku imprez masowych.
- Odpowiednią liczbę służb porządkowych: W tym wykwalifikowane zespoły ochrony, które są w stanie reagować w sytuacjach kryzysowych.
- Kontrolę dostępu: Dzięki identyfikatorom, biletom lub opaskom łatwiej jest kontrolować przepływ osób i unikać przeludnienia w wyznaczonych strefach.
- Szkolenie zespołu organizacyjnego: Każdy członek personelu powinien znać procedury ewakuacyjne i wiedzieć, jak postępować w przypadku zagrożenia.
Wszystkie te elementy zwiększają poczucie bezpieczeństwa uczestników i minimalizują ryzyko nieprzewidzianych sytuacji.
RODO i ochrona wizerunku uczestników
Współczesne wydarzenia często wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych uczestników oraz uwiecznianiem ich wizerunku. Aby działać zgodnie z przepisami RODO, organizator powinien pamiętać o:
- Udzieleniu jasnej informacji o celu przetwarzania danych osobowych oraz uzyskanie zgody uczestników na ich przetwarzanie.
- W przypadku fotografowania lub filmowania uczestników, należy poinformować ich o tym wcześniej, np. w regulaminie wydarzenia, i uzyskać ich zgodę na wykorzystanie wizerunku.
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych – od rejestracji, przez przechowywanie, aż po ewentualne usunięcie danych po zakończeniu eventu.
RODO nie tylko chroni prywatność uczestników, ale także buduje zaufanie do organizatora.
Ubezpieczenie eventu – dodatkowa ochrona
Każdy event wiąże się z pewnym ryzykiem, dlatego warto rozważyć jego ubezpieczenie. Polisa może obejmować:
- Odpowiedzialność cywilną organizatora,
- Ubezpieczenie sprzętu i wyposażenia,
- Ochronę w przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn losowych.
Dzięki ubezpieczeniu organizator zyskuje pewność, że nieprzewidziane sytuacje nie wpłyną negatywnie na przebieg wydarzenia.
Organizacja bezpiecznego eventu to proces wymagający dbałości o wiele detali – od wymogów prawnych, przez odpowiednią infrastrukturę i szkolenie zespołu, aż po ochronę danych osobowych uczestników. Bezpieczeństwo jest fundamentem, na którym opiera się sukces każdego wydarzenia.Jeśli planujesz event i chcesz mieć pewność, że wszystkie kwestie bezpieczeństwa zostaną dopięte na ostatni guzik, skontaktuj się z naszą agencją eventową. Pomożemy Ci zorganizować wydarzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapewnimy odpowiednią infrastrukturę techniczną i zadbamy o bezpieczeństwo Twoich gości na każdym etapie.
