05.02.2025
Kacper Stępień

Organizacja wydarzenia to nie tylko kwestie techniczne i logistyczne, ale także odpowiednie zarządzanie danymi uczestników. W dobie zaostrzonych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, organizatorzy eventów muszą zadbać o zgodność swoich działań z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Co oznacza to w praktyce? Jakie obowiązki spoczywają na organizatorach i jak zapewnić zgodność z przepisami, unikając kar oraz naruszeń prywatności uczestników?

Dlaczego RODO jest istotne w organizacji eventów?

RODO, obowiązujące na terenie całej Unii Europejskiej, reguluje sposób gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych. W przypadku eventów dane uczestników zbierane są na wielu etapach – podczas rejestracji na wydarzenie, przesyłania potwierdzeń uczestnictwa, czy komunikacji po zakończeniu eventu.

Organizatorzy, którzy gromadzą dane osobowe, są zobowiązani do:

  • Zapewnienia przejrzystości – uczestnicy muszą wiedzieć, jakie dane są zbierane i w jakim celu.
  • Ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem – dane osobowe powinny być odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem lub atakiem hakerskim.
  • Umożliwienia uczestnikom zarządzania swoimi danymi – każda osoba ma prawo do dostępu, poprawiania i usunięcia swoich danych.

Jakie dane osobowe przetwarzane są podczas eventów?

W zależności od charakteru wydarzenia, organizator może gromadzić różne informacje o uczestnikach, najczęściej są to:

  • Podstawowe dane kontaktowe – imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
  • Informacje dotyczące firmy – stanowisko, nazwa organizacji, branża.
  • Dane płatnicze – w przypadku biletowanych wydarzeń przetwarzane są również informacje dotyczące płatności.
  • Zgody marketingowe i newslettery – jeżeli organizator zamierza wykorzystać dane do celów promocyjnych, musi posiadać odpowiednią zgodę.
  • Dane wizerunkowe – zdjęcia i nagrania z eventu, mogą być wykorzystywane w materiałach promocyjnych.

Każdy organizator powinien zastanowić się, czy wszystkie zbierane dane są rzeczywiście potrzebne i w jakim celu będą wykorzystywane.

Obowiązki organizatora eventu w zakresie RODO

1) Uzyskanie zgody uczestników na przetwarzanie danych

Każda osoba musi wyrazić dobrowolną, świadomą i jednoznaczną zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych. Organizator musi jasno określić cel zbierania danych i informować uczestników, kto będzie administratorem ich informacji.

2) Zapewnienie bezpiecznego przechowywania danych

Dane uczestników muszą być odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem. Oznacza to stosowanie zabezpieczeń technicznych, jak szyfrowanie, ograniczenie dostępu tylko dla upoważnionych osób oraz stosowanie sprawdzonych i bezpiecznych systemów rejestracyjnych.

3) Możliwość usunięcia lub poprawienia danych

Każdy uczestnik ma prawo zażądać dostępu do swoich danych, ich edycji lub usunięcia. Organizator musi również zapewnić możliwość wycofania zgody na przetwarzanie danych.

4) Odpowiednie zarządzanie danymi wizerunkowymi

Nagrywanie i fotografowanie eventów wymaga szczególnej uwagi. Jeśli zdjęcia lub wideo będą wykorzystywane w przyszłości do promocji, należy uzyskać zgodę uczestników na wykorzystanie ich wizerunku. W przypadku dużych wydarzeń warto umieścić w regulaminie informację o rejestrowaniu materiału i jego późniejszym wykorzystywaniu (na przykład przy rejestracji).

5) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi

Jeżeli organizator korzysta z usług podwykonawców (np. firmy zajmującej się obsługą rejestracji lub marketingiem), powinien podpisać z nimi umowy powierzenia danych, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami.

Jak uniknąć naruszeń RODO podczas organizacji eventu?

Aby zminimalizować ryzyko naruszeń, warto zastosować się do kilku ważnych zasad:

  • Ogranicz zakres zbieranych danych – przetwarzaj tylko te informacje, które są niezbędne.
  • Korzystaj ze sprawdzonych systemów rejestracji – wybieraj narzędzia, które gwarantują bezpieczeństwo przetwarzania i przechowywania danych.
  • Stosuj przejrzyste zasady dotyczące wizerunku – poinformuj uczestników o wykorzystywaniu ich wizerunku w przypadku publikacji fotografii lub materiałów wideo.
  • Zadbaj o politykę prywatności – jasno określ, jak przetwarzane są dane i jak uczestnicy mogą nimi zarządzać.
  • Dbaj o regularne audyty bezpieczeństwa – kontroluj, czy dane są przetwarzane zgodnie z aktualnymi przepisami.

Profesjonalna obsługa eventu, a bezpieczeństwo danych

Zastosowanie się do przepisów RODO wymaga odpowiedniego planowania i znajomości zasad ochrony danych. Dla wielu organizatorów może to być wyzwaniem, dlatego współpraca z naszym profesjonalnym zespołem eventowym może znacząco ułatwić zarządzanie danymi uczestników i zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Dzięki wsparciu ekspertów możesz mieć pewność, że cały proces rejestracji, przechowywania i przetwarzania danych będzie zgodny z obowiązującymi przepisami. Specjaliści zajmą się m.in.:

  • Wsparciem w tworzeniu przejrzystego regulaminu i polityki prywatności.
  • Uruchomieniem systemu rejestracji uczestników.
  • Odpowiednią komunikacją w zakresie zgód na przetwarzanie danych.
  • Prawidłowym zarządzaniem danymi wizerunkowymi.

Organizując event, nie musisz samodzielnie zajmować się wszystkimi aspektami związanymi z RODO – warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy zadbają o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo Twoich uczestników.